Politika privatnosti

Ova Politika privatnosti objašnjava kako Smart Solution Labz LLC ("Smart Solution Labz", "mi" ili "nas") prikuplja, koristi, dijeli i štiti osobne podatke kada koristite aplikaciju Clocker, mrežne stranice i povezane usluge ("Usluga"). Također objašnjava vaša prava prema Općoj uredbi EU-a o zaštiti podataka (GDPR) i hrvatskim propisima o zaštiti podataka.

1. Tko je odgovoran za vaše podatke

Voditelj obrade za Uslugu je:

Smart Solution Labz LLC
30 N Gould St, Ste R, Sheridan, WY 82801, USA
Kontakt za privatnost: info@s-labz.com

Predstavnik u EU-u (članak 27. GDPR-a). Budući da imamo poslovni nastan izvan Europske unije, imenovali smo društvo Smartyn d.o.o., Vladimira Nazora 1b, 40317 Podturen, Croatia (e-pošta: info@s-labz.com), svojim predstavnikom u EU-u. Vi i nadzorna tijela možete se obratiti predstavniku u vezi sa svim pitanjima obrade vaših osobnih podataka, uz ili umjesto izravnog obraćanja nama.

Smartyn d.o.o. ujedno djeluje kao naš ovlašteni preprodavatelj i evidentirani trgovac za naplatu: podatke o naplati, računima i podršci obrađuje u naše ime kao naš izvršitelj obrade te je samostalni voditelj obrade vlastite zakonske evidencije računa i računovodstva prema hrvatskom pravu.

2. Uloge voditelja i izvršitelja obrade

Clocker je poslovni alat. Bitna je uloga u kojoj obrađujemo podatke:

• Mi smo voditelj obrade za podatke o vašem računu, naplati i plaćanjima, vašem korištenju Usluge te našoj komunikaciji s vama.
• Mi smo izvršitelj obrade (vi ste voditelj) za osobne podatke koje vi ili vaši Članovi unesete u Radni prostor o odredivim osobama - primjerice evidenciju radnog vremena zaposlenika, prijave putem lokacije, kontakt podatke klijenata (CRM), rezervacije, bilješke i privitke. Te podatke obrađujemo po vašim dokumentiranim uputama radi pružanja Usluge. Kao voditelj obrade tih podataka, vi ste odgovorni za valjanu pravnu osnovu i za obavještavanje osoba na koje se odnose (primjerice svojih zaposlenika o praćenju lokacije).

Koga pitati za što. Ako želite izbrisati sam svoj Clocker račun ili imate pitanje o prijavi, naplati ili aplikaciji, obratite se nama - vidi odjeljke 9. i 10. Ako želite izmjenu ili uklanjanje nečega iz radne evidencije koju vaš poslodavac vodi u Clockeru - radnih sati, obračuna plaće, personalnih dokumenata ili unosa koji bilježe vaše ime kao osobu koja je nešto učinila ili odobrila - obratite se svom poslodavcu. On odlučuje što se s tim zapisima događa; mi postupamo isključivo po njegovoj uputi i nećemo ih izbrisati ni izmijeniti zato što to Član zatraži. Uvjeti iz članka 28. GDPR-a koji uređuju taj odnos navedeni su u našem Dodatku o obradi podataka.

3. Osobni podaci koje prikupljamo

Vi nam dajete:

• Podaci o računu - ime, adresa e-pošte, lozinka (pohranjena u obliku sažetka), podaci o tvrtki/Radnom prostoru, jezik i postavke te neobavezna kućna/poštanska adresa (država, grad, poštanski broj i ulica) koju Član može navesti te koju Administratori njegova poslodavca mogu vidjeti i održavati za obračun plaće i radnu evidenciju poslodavca.
• Sadržaj koji unosite ("Korisnički podaci") - evidencija vremena, radni sati, radni nalozi, rezervacije i događaji, podaci o klijentima (CRM), bilješke, zadaci te datoteke i privici koje učitate.
• Podaci o plaćanju - podaci o pretplati i naplati. Plaćanja karticom obrađuje Worldline; mi primamo ograničene podatke poput činjenice plaćanja, iznosa i referentnog broja plaćanja. Ne pohranjujemo cjelovite brojeve kartica.
• Podrška i komunikacija - poruke koje nam šaljete.

Prikupljamo automatski:

• Podaci o lokaciji - ako koristite prijavu putem lokacije, Usluga koristi lokaciju vašeg uređaja kako bi potvrdila da se nalazite unutar dopuštenog radijusa radnog mjesta. Lokacija se koristi u tu svrhu i za povezane zapise. Na mobilnim uređajima dopuštenje za lokaciju možete kontrolirati u postavkama uređaja; onemogućavanje može ograničiti prijavu putem lokacije.
• Podaci o uređaju i korištenju - vrsta uređaja, operacijski sustav, verzija aplikacije, identifikatori, zapisi (log), datum vaše posljednje aktivnosti i platforma koju ste koristili te, samo uz vašu privolu, način na koji koristite Uslugu (vidi odjeljak 4., Analitika).
• Tokeni za push obavijesti - radi dostave obavijesti (primjerice pozivnica ili podsjetnika), ako su omogućene.
• Kolačići i slične tehnologije - vidi našu Obavijest o kolačićima.

4. Zašto koristimo vaše podatke i naše pravne osnove

Svrha	Pravna osnova (čl. 6. GDPR-a)
Pružanje, rad i osiguranje Usluge i vašeg računa	Izvršavanje ugovora
Obrada plaćanja, pretplata i izdavanje računa	Izvršavanje ugovora; zakonska obveza
Pružanje podrške i odgovaranje	Izvršavanje ugovora; legitimni interes
Prijava putem lokacije (potvrda prisutnosti na radnom mjestu)	Izvršavanje ugovora s vlasnikom računa; kada ste Član, voditelj obrade (vaš poslodavac) odgovoran je za pravnu osnovu, koja može biti legitimni interes, zakonska obveza ili privola
Održavanje sigurnosti, sprječavanje prijevare i zlouporabe	Legitimni interes; zakonska obveza
Dijagnostika padova i stabilnost aplikacije (izvješća o padovima)	Legitimni interes (možete se isključiti u aplikaciji)
Razumijevanje korištenja radi poboljšanja Usluge (analitika, u aplikaciji i na mrežnoj stranici)	Privola (isključeno prema zadanom; jedno pitanje nakon registracije u aplikaciji, traka za privolu na stranici; povlačenje u svako doba)
Vođenje agregatne statistike Usluge (koliko se radnih prostora, pozivnica ili zapisa stvori dnevno, koliko je uređaja po platformi aktivno)	Legitimni interes (samo brojevi, bez identifikatora)
Slanje servisnih i, gdje je dopušteno, marketinških poruka	Legitimni interes ili privola; od marketinga se možete odjaviti
Ispunjavanje pravnih, poreznih i računovodstvenih obveza	Zakonska obveza

Kada se oslanjamo na legitimni interes, vagamo ga u odnosu na vaša prava. Kada se oslanjamo na privolu, možete je povući u svako doba bez utjecaja na prethodnu obradu.

Analitika, izvješća o padovima i vaše kontrole u aplikaciji

Za neobveznu, ne-nužnu obradu koristimo Google Firebase, a njome upravljate u aplikaciji pod Postavke > Podaci i privatnost:

• Analitika (Google Analytics za Firebase) pomaže nam razumjeti kako se aplikacija koristi kako bismo je poboljšali: koji se ekrani otvaraju, koje se funkcije koriste, gdje ljudi zapnu. Isključena je prema zadanom. Pitamo vas jednom, pri prvoj prijavi, s dva ravnopravna izbora, a odgovor možete promijeniti u svako doba u Postavkama; odbijanje ništa ne mijenja u radu aplikacije za vas. Kada je uključena, aplikacija šalje nasumični identifikator instalacije (u pregledniku analitički kolačić opisan u Obavijesti o kolačićima te adresu stranice na kojoj se nalazite), nazive radnji koje mjerimo, model uređaja, operacijski sustav, verziju aplikacije, jezik i približnu državu te tri općenite činjenice o vašem kontekstu: vašu ulogu u Radnom prostoru (vlasnik, voditelj ili zaposlenik), veličinski razred vašeg tima i jezik na kojem koristite aplikaciju. Nikada ne šalje vaše ime, adresu e-pošte, broj telefona, naziv vaše tvrtke ni sadržaj koji unosite u aplikaciju - vaše radne sate, klijente, bilješke i datoteke. Sve što šalje unaprijed je zadana oznaka ili broj iz kratkog, unaprijed određenog popisa, pa slobodan tekst do nje ne može doći. Nikada je ne koristimo za oglašavanje i ne prikupljamo identifikator uređaja za oglašavanje.
• Analitika mrežne stranice (Google Analytics) na clocker.cloud radi tek nakon što u traci za privolu odaberete "Prihvati sve". Bilježi adrese stranica koje otvorite (što nam govori i koju jezičnu verziju čitate), koliko daleko skrolate, koje poveznice prema aplikaciji i koje djelatnosti kliknete te koja pitanja otvorite u često postavljanim pitanjima, uz nasumični identifikator posjetitelja pohranjen u kolačiću, vaš preglednik i vrstu uređaja te približnu državu. Nikada ne sadrži vaše ime, adresu e-pošte ni bilo što što upišete. Vidi Obavijest o kolačićima.
• Izvješća o padovima (Firebase Crashlytics) šalju dijagnostičke izvještaje kada se aplikacija sruši kako bismo riješili probleme. Uključena su prema zadanom kao legitimni interes za održavanje stabilnosti i sigurnosti aplikacije, a možete ih isključiti u svako doba u Postavkama.
• Statistika Usluge. Vodimo dnevne brojeve koliko je računa, radnih prostora, pozivnica, evidencija radnog vremena, rezervacija, bilješki i klijenata stvoreno, koliko brzo se pozivnice prihvaćaju, koji su odgovor novi radni prostori dali na pitanje "kako ste čuli za nas" i koliko je uređaja po platformi bilo aktivno. To su agregatni brojevi bez identifikatora, koje čuvamo radi vođenja i planiranja Usluge i koji se, za razliku od analitike, broje neovisno o vašoj privoli. Za brojanje aktivnih uređaja vaš profil pohranjuje datum vaše posljednje aktivnosti i platformu koju ste koristili; ništa drugo o vašoj aktivnosti u tu se svrhu ne bilježi.

5. Podaci o lokaciji

Budući da Clocker nudi prijavu putem lokacije, želimo biti jasni: lokacija se prikuplja radi provjere da se prijava odvija unutar radijusa radnog mjesta konfiguriranog za Člana. Ako ste poslodavac koji koristi ovu značajku, vi ste voditelj obrade podataka o lokaciji svojih Članova te morate imati zakonitu osnovu i obavijestiti Članove. Ako ste Član, vaš poslodavac odlučuje primjenjuje li se na vas prijava putem lokacije; pitanja o tome uputite svom poslodavcu.

6. S kim dijelimo podatke

Ne prodajemo vaše osobne podatke. Dijelimo ih samo s:

• Pružateljima usluga (izvršiteljima obrade) koji nam po ugovoru pomažu u pružanju Usluge, uključujući Google (Firebase Authentication, Cloud Firestore, Cloud Functions, Cloud Storage, Cloud Messaging i analitika) za smještaj i infrastrukturu, Worldline za obradu plaćanja, E-RAČUNI d.o.o. (Hrvatska) za izdavanje i fiskalizaciju računa kao informacijski posrednik te Scaleway S.A.S. (Francuska) za slanje e-pošte iz Usluge (podsjetnici, računi, obavijesti o naplati).
• Društvom Smartyn d.o.o. (Hrvatska), našim ovlaštenim preprodavateljem, evidentiranim trgovcem i predstavnikom u EU-u, za naplatu, izdavanje računa, prodaju i podršku.
• Vašim Radnim prostorom - Korisnički podaci koje unesete vidljivi su Administratorima i Članovima vašeg Radnog prostora prema dopuštenjima koja postavite.
• Tijelima ili trećim stranama kada to zahtijeva zakon, radi zaštite naših prava ili u vezi sa spajanjem, preuzimanjem ili prodajom imovine (uz nastavak zaštite vaših podataka).

Popis naših glavnih izvršitelja obrade dostupan je na zahtjev na info@s-labz.com.

7. Gdje se pohranjuju vaši podaci

Primarna pohrana podataka Usluge smještena je u Europskoj uniji (Google Cloud regija europe-west3, Frankfurt): baza podataka s Korisničkim podacima i pohrana datoteka koje učitate nalaze se u toj regiji. Sigurnosne kopije i obrada odvijaju se uz odgovarajuće zaštitne mjere.

Podaci za prijavu su iznimka. Firebase Authentication - Googleova usluga koja drži vašu adresu e-pošte, sažetak lozinke, broj telefona ako se njime prijavljujete, vaš Google ili Apple identifikator prijave te IP adrese i vremenske oznake vaših prijava - radi isključivo u Sjedinjenim Američkim Državama, bez obzira na regiju baze podataka. Dostava push obavijesti, dijagnostika padova i analitika korištenja (Google Analytics, samo uz vašu privolu) također se mogu obrađivati izvan Europskoga gospodarskog prostora. Odjeljak 8. objašnjava zaštitne mjere na koje se za te prijenose oslanjamo.

8. Međunarodni prijenosi

Mi smo društvo s poslovnim nastanom u Sjedinjenim Američkim Državama, a neki naši pružatelji (primjerice Worldline i Google) također mogu obrađivati osobne podatke izvan Europskoga gospodarskog prostora. Korisnički podaci pohranjuju se u Europskoj uniji (vidi odjeljak 7); kada se osobnim podacima pristupa iz Sjedinjenih Američkih Država ili se prenose u SAD ili drugu treću zemlju, oslanjamo se na odgovarajuće zaštitne mjere iz poglavlja V. GDPR-a, poput Standardnih ugovornih klauzula Europske komisije i/ili odluke o primjerenosti, radi zaštite vaših podataka. Više informacija o tim mjerama možete zatražiti na info@s-labz.com.

9. Koliko dugo čuvamo podatke

• Podaci o računu i Korisnički podaci - dok je vaš račun aktivan. Kad Besplatno probno razdoblje istekne ili Pretplata prestane, vaš radni prostor i Korisničke podatke čuvamo još 80 dana, kako biste se u tom roku mogli pretplatiti (ili ponovno pretplatiti) i nastaviti točno ondje gdje ste stali. Nakon tih 80 dana brišemo ili anonimiziramo Korisničke podatke, uz sigurnosne kopije koje se ciklički prepisuju. Brisanje možete zatražiti i ranije (vidi odjeljak 10.).
• Podaci o naplati i porezni podaci - onoliko dugo koliko zahtijevaju primjenjivi računovodstveni i porezni propisi.
• Komunikacija podrške - onoliko dugo koliko je potrebno za obradu vašeg zahtjeva i za našu evidenciju.
• Analitika korištenja (samo uz vašu privolu) - podaci na razini događaja čuvaju se u Google Analyticsu 14 mjeseci, izvješća o padovima 90 dana. Agregatna statistika Usluge iz odjeljka 4. ne sadrži identifikatore i čuva se dok Usluga postoji.

Vi (ili vaš Administrator) velik dio podataka možete izbrisati izravno u Usluzi, a brisanje možete zatražiti kako je opisano u nastavku.

Brisanje vašeg Clocker računa

Račun možete izbrisati u aplikaciji ili na našoj stranici za brisanje računa, koja sam zahtjev zaprima nakon što se prijavite.

Brisanje nije trenutačno. Račun se najprije deaktivira i ulazi u razdoblje počeka od 40 dana: odmah gubite pristup svakom Radnom prostoru čiji ste bili član, a tijekom tog prozora možete se predomisliti i račun vratiti jednostavnom ponovnom prijavom. Nakon isteka prozora zakazani posao trajno briše vaše podatke za prijavu i Clocker račun iza njih, vaš osobni profil te kontaktne podatke koji se o vama vode na kartici zaposlenika kod svakog poslodavca - adresu e-pošte, kućnu adresu, broj telefona, datum rođenja i spol.

Što nakon toga ostaje i zašto. Vaše ime i prezime ostaju na kartici zaposlenika u svakom Radnom prostoru čiji ste bili član, a zapisi koje vaši poslodavci vode o vašem radu - evidencija radnog vremena, podaci o plaći i plaćanjima, personalni dokumenti koje su učitali te operativni zapisi u kojima ste navedeni kao osoba koja je nešto stvorila, uredila ili odobrila - ne brišu se. To su zapisi vašeg poslodavca, a ne naši: vaš je poslodavac voditelj obrade, mi smo samo njegov izvršitelj obrade, a u većini slučajeva poslodavac je te zapise zakonom dužan čuvati godinama nakon prestanka rada. Zato ih nismo ni ovlašteni ni u mogućnosti izbrisati zato što to vi zatražite. Odjeljak 10. objašnjava kome takav zahtjev uputiti.

Kada vas poslodavac ukloni iz Radnog prostora

Administrator vas iz Radnog prostora može ukloniti na dva načina. Arhiviranje vam oduzima pristup i ne mijenja ništa drugo; članstvo se u svakom trenutku može vratiti. Brisanje podataka vam odmah oduzima pristup i pokreće prozor od 40 dana u kojem se brisanje može otkazati, nakon čega se vaš personalni zapis u tom Radnom prostoru trajno briše: profilna polja, bilješke voditelja, učitani personalni dokumenti i datoteke iza njih te vaši vlastiti zahtjevi za odsutnost i godišnji odmor. Evidencija radnog vremena i obračuna plaće zadržava se, osim ako Administrator to izričito uključi kao zasebnu, zasebno potvrđenu uputu.

Nakon dovršenog brisanja u Radnom prostoru ostaje minimalan zapis koji sadrži samo vaše ime i prezime te tehničke oznake, kako bi se povijesni unosi i dalje ispravno prikazivali. Vaše ime ostaje i na operativnim zapisima poslodavca, prikazano prigušenim stilom. Svako uklanjanje, otkazivanje i trajno brisanje upisuje se u zapisnik unutar Radnog prostora koji bilježi tko ga je naložio i kada; taj se zapisnik čuva kao dokaz o uputi i briše se zajedno sa samim Radnim prostorom.

Uklanjanje iz Radnog prostora ne briše vaš osobni Clocker račun. On ostaje vaš, s netaknutim profilom, i s njime možete otvoriti vlastiti Radni prostor ili prihvatiti drugu pozivnicu.

10. Vaša prava

Prema GDPR-u imate pravo na:

• pristup osobnim podacima koje o vama imamo;
• ispravak netočnih ili nepotpunih podataka;
• brisanje podataka ("pravo na zaborav") u određenim okolnostima;
• ograničenje ili prigovor na obradu u određenim okolnostima, uključujući prigovor na obradu na temelju legitimnog interesa i na izravni marketing;
• prenosivost podataka - primanje podataka u strukturiranom, uobičajenom i strojno čitljivom obliku;
• povlačenje privole u svako doba kada se oslanjamo na privolu; i
• podnošenje pritužbe nadzornom tijelu, u Hrvatskoj to je Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP).

Za ostvarivanje prava kontaktirajte info@s-labz.com. Ako se vaš zahtjev odnosi na podatke za koje je vaš poslodavac ili druga organizacija voditelj obrade (primjerice podaci o Članovima ili klijentima u njihovu Radnom prostoru), uputit ćemo vas na tog voditelja ili ga obavijestiti. Odgovaramo u rokovima propisanima zakonom (u pravilu jedan mjesec).

Zahtjevi o vašim radnim podacima. Ako od nas zatražite brisanje, ispravak ili predaju zapisa koje poslodavac o vama vodi u Clockeru, potvrdit ćemo primitak zahtjeva, reći vam koja je organizacija voditelj obrade i uputiti vas na nju; kada to smatramo primjerenim, obavijestit ćemo je i da ste se javili. Po zahtjevu nećemo postupiti sami, iz dva neovisna razloga: te podatke obrađujemo samo kao poslodavčev izvršitelj obrade i ne smijemo postupati protivno uputi voditelja, a pravo na brisanje ne primjenjuje se kada je obrada nužna radi poštivanja pravne obveze voditelja obrade (članak 17. stavak 3. točka (b) GDPR-a), što je kod evidencije radnog vremena, plaća i personalnih zapisa u pravilu slučaj. To ne ograničava vaša prava prema poslodavcu ni vaše pravo na pritužbu nadzornom tijelu. Također vas ne sprječava da u svakom trenutku izbrišete sam svoj Clocker račun (odjeljak 9.).

11. Sigurnost

Koristimo tehničke i organizacijske mjere za zaštitu osobnih podataka, uključujući enkripciju u prijenosu, kontrole pristupa, autentifikaciju i smještaj na uglednoj cloud infrastrukturi. Nijedan način prijenosa ili pohrane nije potpuno siguran pa ne možemo jamčiti apsolutnu sigurnost. Ako je vjerojatno da će povreda osobnih podataka prouzročiti rizik za vaša prava, obavijestit ćemo nadležno tijelo i, gdje je potrebno, pogođene pojedince u skladu s GDPR-om.

12. Automatizirano donošenje odluka

Ne donosimo odluke koje proizvode pravne ili slično značajne učinke na vas isključivo na temelju automatizirane obrade. Značajke poput automatske klasifikacije sati alati su za izračun; one same po sebi ne donose odluke o pojedincima.

13. Djeca

Usluga je namijenjena poslovnoj upotrebi osobama od 18 godina i starijima te nije usmjerena djeci. Ne prikupljamo svjesno osobne podatke djece.

14. Kolačići

Naše mrežne stranice i Usluga koriste kolačiće i slične tehnologije kako je opisano u našoj Obavijesti o kolačićima.

15. Izmjene ove Politike

Ovu Politiku privatnosti povremeno možemo ažurirati. Ako uvedemo bitne izmjene, obavijestit ćemo vas (primjerice e-poštom ili u Usluzi) prije stupanja na snagu. Datum "Zadnja izmjena" na vrhu prikazuje najnoviju verziju.

16. Kontakt

Za svako pitanje o privatnosti ili ostvarivanje prava:

Smart Solution Labz LLC
30 N Gould St, Ste R, Sheridan, WY 82801, USA
E-pošta: info@s-labz.com

Predstavnik u EU-u (čl. 27. GDPR-a): Smartyn d.o.o., Vladimira Nazora 1b, 40317 Podturen, Croatia, e-pošta: info@s-labz.com